Ab 2028 ist die E-Rechnung auch für alle Busunternehmen Pflicht,
für die meisten bereits 2027 (Quelle: Adobe Stock / Wolfilser)
Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb elektronische Rechnungen empfangen können. Viele haben das als die E-Rechnungspflicht abgehakt und verschicken weiter PDF. Am 1. Januar 2027 beginnt die zweite Stufe: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, muss Rechnungen an andere Unternehmen im strukturierten Format ausstellen, ein Jahr später gilt das für alle, soweit keine Dauerausnahme greift. Die Pflicht trifft Verkehrsverträge, Schienenersatzverkehr, Subunternehmerabrechnungen und Firmenkunden, nicht die Privatgruppe und nicht den Fahrschein. Und sie trifft den Empfänger härter als den Absender.
Wer im Januar 2027 die Rechnung für eine Werksverkehrsfahrt aus demselben Monat als PDF an den Kunden mailt, hat nach dem Umsatzsteuergesetz keine ordnungsgemäße Rechnung gestellt, sofern sein Umsatz 2026 über 800.000 € lag. Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat den Rechnungsbegriff in § 14 neu gefasst. Eine elektronische Rechnung ist seither nur noch, was in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, entweder nach der europäischen Norm oder in einem zwischen den Partnern vereinbarten Format, das sich in die Norm überführen lässt. Alles andere, auch die PDF, ist eine sonstige Rechnung. Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 erlaubt solche sonstigen Rechnungen für Umsätze bis Ende 2026 allen, Papier voraussetzungslos, PDF mit Zustimmung des Empfängers, und beides nur, wenn die Rechnung bis Jahresende auch übermittelt ist. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 erlaubt sie diese nur noch Unternehmern, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug. Ab 2028 fällt auch diese Ausnahme.
Was zählt und was nicht
Die Pflicht gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Im Busgeschäft ist das mehr, als mancher denkt. Der Schienenersatzverkehr für ein Eisenbahnunternehmen ist so ein Fall; wobei die Deutsche Bahn als öffentlicher Auftraggeber ohnehin seit November 2020 die XRechnung verlangt und PDF nicht akzeptiert. Die Subunternehmerfahrt für einen anderen Busunternehmer ist ein weiterer Fall, und zwar auch dann, wenn per Gutschrift abgerechnet wird. Denn die Gutschrift ist in diesem Kontext wie eine Rechnung zu verstehen, und für die Umsatzschwelle zählt dann der Gutschriftaussteller. Der Verkehrsvertrag mit einer kommunalen Verkehrsgesellschaft oder einem unternehmerisch tätigen Zweckverband ist ein Fall. Betriebsausflug, Messeshuttle, Charterfahrt für einen Veranstalter und Provisionsabrechnung mit dem Reisebüro sind Fälle. Sogar die Pauschalreise, die ein Unternehmen als Incentive bucht, fällt darunter, obwohl sie der Margenbesteuerung unterliegt.
Nicht darunter fallen die Fahrt der Privatgruppe und die Pauschalreise an den Verbraucher, denn gegenüber Verbrauchern besteht keine Rechnungspflicht. Nicht darunter fallen Fahrausweise, die die Durchführungsverordnung ausdrücklich ausnimmt, die monatliche Sammelrechnung für Firmentickets an den Arbeitgeber dürfte allerdings nicht darunter fallen. Nicht darunter fallen Rechnungen bis 250 € und Leistungen an Unternehmer, die im Inland nicht ansässig sind. Und nicht darunter fällt, umsatzsteuerlich gesehen, die Rechnung an den Landkreis, der als Aufgabenträger hoheitlich handelt. Dort kann allerdings das Landesrecht zur elektronischen Rechnung eine XRechnung verlangen. Einige Länder tun das bereits, teils nur gegenüber Landesbehörden, teils auch gegenüber Kommunen, so wie der Bund seit 2020, der nur Direktaufträge bis 1.000 € ausnimmt.
Für Busunternehmer bedeutet das: Ein Reisebusbetrieb mit 3 Mio. € Umsatz und 40 % Firmen- und Subunternehmergeschäft, um ein Beispiel zu nennen, muss ab Januar 2027 diesen Teil seines Geschäfts umstellen. Den Linienbetrieb, der von Verkehrsverträgen mit Verkehrsgesellschaften und von Subunternehmerverhältnissen lebt, trifft es im Kern seines Geschäfts. Der Kleinbetrieb mit 600.000 € Umsatz hat für Umsätze ab 2027 ein Jahr länger Zeit, muss aber seit 2025 empfangen können, und ein Empfänger hat keinen Anspruch auf Papier.
Die Schwelle und das Format
Die 800.000 € sind kein Bilanzumsatz, sondern der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2, also die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, ohne den Verkauf gebrauchter Busse. Maßgeblich ist das Jahr 2026. Und die Übergangsregel hat eine Falle: Die Papier- oder PDF-Rechnung für eine Fahrt aus 2026 muss bis zum 31. Dezember 2026 auch übermittelt sein. Wer die Dezemberfahrt erst im Januar abrechnet, fällt durch alle Übergangsregeln, unabhängig von der Umsatzschwelle.
Zulässig sind alle Formate nach der Norm EN 16931. In Deutschland vor allem die XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, eine PDF mit eingebetteten Daten. Bei ZUGFeRD ist die Datendatei führend, auch für den Vorsteuerabzug.
Wo das Risiko wirklich liegt
Ein eigener Bußgeldtatbestand für das falsche Format existiert nicht. Das Risiko liegt beim Empfänger. Wer trotz Pflicht des Lieferanten eine PDF bekommt, hält nach dem Anwendungserlass dem Grunde nach keine ordnungsgemäße Rechnung in der Hand und damit keinen Vorsteuerabzug. Die Verwaltung lässt drei Auswege: den Vertrauensschutz, wenn der Empfänger von der Pflicht des Ausstellers nichts wissen konnte, den objektiven Nachweis, dass die Voraussetzungen erfüllt sind, und die nachträgliche E-Rechnung mit Bezug auf das alte Dokument. Nur der dritte setzt voraus, dass jemand im Betrieb den Formatfehler bemerkt und den Lieferanten zur Berichtigung bewegt; die beiden ersten greifen auch dann noch, wenn er erst in der Betriebsprüfung auffällt. Ab 2027 schicken Fahrzeughersteller, größere Werkstätten und Tankkartenanbieter verpflichtend strukturierte Rechnungen; laufende Leasing-Dauerrechnungen müssen erst bei einer Änderung umgestellt werden. Wer sie als PDF ausdruckt und die Datendatei löscht, verletzt zudem die Aufbewahrungspflicht: Der strukturierte Teil muss acht Jahre unversehrt im Original vorliegen.
Dass der Irrtum verbreitet ist, lässt sich belegen. In einer Bitkom-Umfrage unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten, erhoben im Frühjahr 2024, gaben 55 % der Unternehmen an, E-Rechnungen zu versenden, während nur 45 % eine empfangen konnten und 99 % ihre Rechnungen per E-Mail verschickten. Die Gleichsetzung von PDF und E-Rechnung ist verbreitet. Das Handwerk fordert eine Verschiebung auf 2028, der Industrieverband Nachbesserung statt Verschiebung. Der Paragraf steht unverändert, auch die Frist steht. Was hilft, ist unspektakulär: die Software auf XRechnung und ZUGFeRD prüfen, die Kundenliste in Unternehmer und Verbraucher trennen, die Gutschriften an Subunternehmer einbeziehen, für Dauerrechnungen aus Verkehrsverträgen einmalig eine E-Rechnung mit Vertrag als Anhang stellen, und den Validierungsbericht aufbewahren, weil man sich darauf verlassen darf.
Die E-Rechnung ist keine Digitalisierungsoffensive, sie ist die Vorstufe eines Meldesystems, das die EU ab Juli 2030 für innergemeinschaftliche Umsätze einführt und das Deutschland auch national angekündigt hat. Wer jetzt umstellt, tut es einmal. Wer wartet, tut es 2028 unter Zeitdruck und riskiert bis dahin bei jeder PDF eines pflichtigen Lieferanten die Vorsteuer, bis jemand nachbessert.
Roman Müller-Böhm
